Si certains locaux sont parfaits pour un démarrage, on peut rapidement se rendre compte, quand la structure se développe, qu’ils ne sont plus adaptés. Cela peut être une affaire de superficie mais aussi parfois d’apparence ou encore de localisation : pour refléter son professionnalisme, un chef d’entreprise souhaite déménager. Cette décision doit être soupesée et surtout, le déménagement se faire sous le prisme de l’organisation la plus rigoureuse.
Déménagement d’entreprise : comment le réussir ?
Un indépendant, le responsable d’une TPE ont sans doute moins de contraintes quand ils déménagent leur activité qu’une PME, ou encore un grand groupe. Aucun, pourtant, ne doit négliger les aspects inhérents à ce changement d’adresse.
Dans le cas où la structure comprend des salariés, il est important de communiquer de manière très régulière sur ce déménagement, une fois que l’on a annoncé la nouvelle.
Selon l’endroit où la structure va déménager (sur le même secteur géographique ou non, si le contrat de travail des salariés comporte une clause de mobilité ou pas), il faudra prendre le temps de répondre à leurs nombreuses (et légitimes) question.
Il faut aussi anticiper le départ possible de certains salariés si le déménagement se situe dans une autre région, qu’ils n’ont pas de clause de mobilité, car il faut alors penser à mettre en place une procédure de licenciement pour ceux qui le souhaitent.
Quand on n’est pas confronté à une telle situation, le déménagement est un événement stressant et qui nécessite que les équipes soient mobilisées et prêtes le moment venu à mettre leurs affaires en cartons.
On dit que plus une structure est grande et a une masse salariale importante, plus il est primordial d’anticiper un déménagement de locaux. Ainsi, s’il ne faut que quelques mois avant le départ pour prévenir la société de déménagement pour convenir d’une date et procéder à la visite technique, il faut parfois un an, voire plus pour un grand groupe ou un site industriel.
Les étapes à respecter pour un déménagement de locaux professionnels :
Si les professionnels du déménagement vont tout faire pour faciliter le changement de locaux, ils ne peuvent pas se charger de l’administratif.
Or, comme les particuliers qui changent de domicile, il faut composer avec des préavis si les locaux étaient loués et prévenir le propriétaire 6 mois avant le départ et ce, qu’il s’agisse d’un bail commercial ou professionnel. Cela est réduit à 3 mois, dans le cas d’un bail mixte.
Les clients, les fournisseurs, la banque mais aussi tous les organismes et acteurs qui rythment le quotidien et le fonctionnement de la structure doivent être prévenus de ce changement d’adresse. Il est important de soigner sa communication pour faire de ce déménagement une opportunité et voir comment il sera possible de maintenir la fidélité.
La nouvelle adresse va devoir figurer sur tous les documents de l’entreprise. Est-ce le moment de revoir le logo ? Mieux vaut faire un point avec le service marketing pour faire les choix les plus judicieux.
En fonction du cubage à emporter, de la présence de machines ou pas, il est recommandé d’établir un cahier des charges qui sera remis aux déménageurs.
Ces derniers ont l’habitude de faire des déménagements d’entreprise mais il est certain qu’ils préfèrent être briefés quant à des attentes ou des besoins particuliers afin de mettre au besoin, certaines choses en place (moyens techniques ou même renfort humain).
Ce cahier des charges doit prendre en considération le local que l’on quitte mais aussi celui où l’entreprise va s’installer en tenant compte de ses caractéristiques (présence d’un parking pour y garer le camion, d’escaliers…).
Si l’entreprise a un parc informatique important, il peut le confier à la société de déménagement ou opter pour des prestataires qui se spécialisent dans ces changements un peu particuliers.